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組合の定款および規約・規程は、組合の組織活動の基本となるものであるから、その設定、変更、保管等の管理は、常に細心の注意をもって行う必要がある。定款および規約・規程の管理にあたっては、次のような事項に留意することが求められる。

　定款は、組合の憲法といわれ、組合の組織と運営に関する基本規則であるから、組織・運営の大綱を規定するにとどめ、細目は別に作成する規約・規程に譲ること。
　 なお、定款および規約は、必ず組合の事務所に備えて置くことが必要である。

（1）定款
　定款 は、組合事業を進める上で重要な意義を有し、法人格を持つためには不可欠であり、組合の組織・運営等についての基本的な内部規律を定めた自治規範である。したがつて、定款の設定・改廃（変更・廃止）については、総会の議決が必要であり、議決の方法も総組合員の半数以上の出席を得てその議決権の３分の２以上の賛成を得なければならない。（特別議決）し、所管行政庁の認可を必要とする。
　 定款の作成にあたっては、定款参考例、他組合の定款等を機械的に模倣することを避け、個々の組合の実情に即したものとするべきである。
　定款の内容は、常に組合の実情に即したものとしておくべきであることから、経済情勢の変動その他の理由により、組合の実情にそぐわなくなったときは、遅滞なくその内容を変更するべきである。

（2）規約・規程
　組合運営の細目については、規約・規程を制定し、定款で定められた事項の運用・手続きの明確化等を図る必要がある。
　規約・規程についても、組合の実情に即するよう積極的に設定・改廃するべきである。
　規約は、「組合の組織、事業運営等に関し、組合と組合間を規律する自治規範」であり、その設定・改廃は総会の権限に属する。
　規程は、「組合の事務執行上に必要な関係を規律する内規」であり、その設定・改廃は理事会の権限に属する。

　定款、規約の設定または、改廃にあたって留意しなければならない点をあげると次のとおりである。

（1）改正の方法
　定款、規約等の改正の方法について説明すると、まず「改正する」と「改める」の別は、既存の規約等その全体をとらえていうときは「改正する」で規約中の各部分についていうときに「改める」を用いる。

ア　既存の規約の一部改正の内容が、条、項等全部の改正である場合
　この場合は、既存の条、項等を改める旨の柱書を書き、これに続いて改める条、項を書く。
　（注）柱書することは以下すべて同じである。
　（例）○○○きやくの一部を次のように改正する。
　第○条第○項を次のように改める。

イ 改正の内容が、条、項または号中の一部改正である場合
　この場合は、「第○条中「何々」を「何々」に改める」という形式によるが、改められる部分と改まる部分との対照が、なるべく判然とするように留意すること。

ウ 改正の内容が追加である場合
　この場合、条、項等の追加であるときは、次条、項、号等を一つずつ繰り下げてあいたところに　新しい条等を加えるか、あるいはそれを避けたいとき（他の規約等に引用されているとかで混乱を避けたい場合など）に「第○条の2」というような名称にして既存の条または号の間に入れる。
　ただし、この方法は項の場合は使用しない。項については法文の単なる段落であって、条または号のような1つの単位として他から区別される内容を持つものと考えられていないからである。
　条、項、または号中文言を追加する場合には、第○条第○項中「何々」の下に「何々を加える」の形式による。
　○○○規約の一部を次のように改正する。
　（例１）第○条虫第2項を第3項とし、以下1項ずつ繰り下げ、第1項の次に次の1項を加える。
　2　何々・・・・・・・・・・・・・・・
　（例2）第2条の次に次の1条を加える。
　第2条の2 何々・・・・・・・・・・・
　（例3）第○条第2項第5号の次に次の1号を加える。
　（5）ノ2 何々・・・・・・・・・・・

エ 改正の内容が削除である場合
　まず、「削る」と「削除」の別を説明すると、規約等の一部を改正する場合に、改正する規約中の改められる部分の規定を跡形もなく消す場合には「削る」を用いる。これに反して、その条、項または号を残して規定の内容を削る場合には「削除」を用いる。
　（例1）第○条（または第○条中第○号）を次のように改める。
　第○条　削除 または（2　削除）
　（例2）第○条中第１号を削り、第２号を第１号とし、以下順次繰り上げる。
　 （例3）第○条第○項中「何々」を削る。
　したがって「削る」場合が、条である場合は、次条以下も繰り上げたりすることもできるが、「削除」はこれができない。すなわち、当該条の条等が他の規約、規程等に準用されていたり、多く利用されていたりして、条名を動かすことが望ましくないとき、または将来当該「条」をそのまま残しておいて、新しい規程を設ける可能性があるときなどに用いられる。

オ　附則を改正する場合
　附則の条文が本条と引き続いて一連である場合は、とくに「附則第○条を改める」という必要がないが、附則が本条とは別に第1条から始められている場合には、必ず第1条とか、附則第3条とか、附則という文言をつける必要がある。このことは改正の際のみならず呼称するときも同様である。

（2）改正手続
　定款、規約等は本来総会および理事会の議事録同様、組合の各事務所に備え付けておかなければならない。（組合員名簿は主たる事務所に備えるだけで足りる。）が、その定款について改正の必要が生ずる事項は、組合事業、出資1口の金額、組合の地区、名称、役員の数、役員の任期などが最も多い。
　組合がこれらについて現規定で不都合を生じたとき、定款改正を発議するが、この場合、まず第1の手続きは総会の招集である。（会日の10前までに到達するよう協議事項を示して通知する。）。
　次に総会にはかりこれを議決（特別議決）する。その次に総会の議事録と改正個所を記載した書面（新旧対照表）および変更理由書、必要あるときは、変更前および後の事業計画書または収支予算書等を添付して行政庁の認可を求める。行政庁の認可を得た後登記を行い、一切の手続きが終了する。

（3）中小企業組合定款参考例
　中小企業庁は、平成12年5月30日、「中小企業等協同組合法及び中小企業団体の組織に関する法律に関する関係通達の一部改正等について」（平成12年5月30日付け平成12．04．07企庁第１号）を発出し、「地方分権の推進を図るための関係法律の整備等に関する法律」（平成11年法律第87号）に基づき、中小企業等協同組合法及び中小企業団体の組織に関する法律における都道府県に対する機関委任事務が廃止されたこと等に伴い、これまで「事業協同組合等模範定款例」を定めていた通達を廃止し、その旨中小企業庁経営支援部長名で各通商産業局長（沖縄開発庁沖縄総合事務局長）及び都道府県に通達した。
　模範定款例は、中小企業庁が定款の記載事項に関する指導上の参考として定めていたものであるが、法律の規定は絶対的必要記載事項が記載されていれば定款として有効なものとなり得るものとしている。また、法律に政令あるいは省令により模範定款例を定める旨の規定はなく、今後、都道府県の自治事務について、国がモデルを示すことはしないとの基本的な考え方に基づいて廃止された。
　全国中央会では、平成12年4月11日、定款の作成・変更に際して、模範としてこれに倣わなければならない定款例としてではなく、一つの参考例として利用されるべきものとして、「中小企業組合定款参考例」（「事業協同組合定款参考例」「協同組合連合会定款参考例」「企業組合定款参考例」「商工組合定款参考例（出資組合）」「商工組合連合会定款参考例(非出資組合)「協業組合定款参考例」」）を作成し、これを更新している。